Guide ultime du système de gestion des connaissances

La connaissance est le pouvoir et pouvoir l'appliquer efficacement est essentiel pour toute entreprise. Cependant, les travailleurs du savoir passent des heures chaque jour à rechercher et à fusionner des informations. Même alors, ils peuvent souvent ne pas trouver les informations dont ils ont besoin.

Le manque de pratiques de partage des connaissances peut être coûteux. Des recherches menées par IDC ont montré que les sociétés du Fortune 500 étaient perdre environ 31.5 milliards de dollars par an par de mauvaises pratiques de partage.

Lorsque les entreprises ont du mal à trouver les informations dont elles ont besoin, cela a un impact négatif considérable sur la productivité. Alors, comment combler le fossé des connaissances et améliorer les pratiques de partage? C'est là qu'intervient un système de gestion des connaissances (KMS).

Qu'est-ce qu'un système de gestion des connaissances?

Techopedia définit un système de gestion des connaissances comme:

«Un système d'application et d'utilisation des principes de gestion des connaissances. Il s'agit notamment d'objectifs basés sur les données concernant la productivité de l'entreprise, un modèle commercial compétitif, une analyse décisionnelle et plus encore. »

Pourquoi utiliser un système de gestion des connaissances?

Des entreprises prestigieuses comme la Banque mondiale, Dow Jones, Ford et Pratt & Whitney utilisent toutes un système de gestion des connaissances, mais pourquoi voudriez-vous en introduire un dans votre organisation?

L'utilisation d'un KMS présente de multiples avantages. Ceux-ci inclus:

  • Meilleure collaboration
  • Amélioration de la formation et de la satisfaction client
  • Productivité améliorée
  • Prise de décision plus rapide
  • Standardisation

Comme vous le savez, tous ces facteurs peuvent contribuer au résultat net de votre entreprise et rendre votre entreprise plus organisée et productive dans son ensemble.

Différents types de systèmes de gestion des connaissances

Même si vous ne vous en rendez pas compte, vous connaissez probablement déjà un KMS. Par exemple, si vous travaillez dans une grande organisation, vous pouvez utiliser un système Intranet. Les autres types de KMS comprennent:

  • Marketing de contenu
  • Business Intelligence
  • Systèmes de groupware
  • Installations de partage de projets

Quelles sont les caractéristiques d'un bon système de gestion des connaissances?

Les fonctionnalités d'un KMS varient d'une marque à l'autre, mais vous devez rechercher certaines fonctionnalités de base:

  • Facilité d'utilisation ─ un KMS intuitif et épuré permettra une navigation aisée
  • Flexibilité et adaptabilité ─ à mesure que votre entreprise se développe, que les stratégies changent et que de nouveaux employés se joignent à vous, vous voudrez un système adaptable et flexible
  • Sur Mesure ─ s'assurer que le système est personnalisable pour répondre aux divers besoins et préférences du personnel

Voici quelques caractéristiques communes plus spécifiques d'un système de gestion des connaissances:

  • Un référentiel central pour stocker des documents et des dossiers
  • Protection et récupération des données
  • Gestion de documents, importation et édition HTML
  • Options de cryptage
  • Prioriser les demandes
  • Créez une base de recherche pour des informations faciles d'accès
  • Abonnements
  • Blocs de connaissances
  • Analytiques
  • Recherche personnalisée
  • Fonction de recherche
  • section FAQ

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive car les fonctionnalités varient avec chaque type de KMS. Quel que soit le type de système KMS que vous choisissez, assurez-vous qu'il est cohérent avec votre stratégie et les besoins de votre entreprise.

Conclusion

La recherche de réponses et la vérification des données sont des tâches longues qui peuvent être coûteuses en termes de productivité et d'efficacité.

Cependant, un bon système de gestion des connaissances offre des réponses à ce problème en fournissant un emplacement central pour hiérarchiser les demandes, accéder aux informations et trouver des réponses.

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