Guide ultime du système de gestion des connaissances

Techopedia définit un système de gestion des connaissances comme:

«Un système d'application et d'utilisation des principes de gestion des connaissances. Il s'agit notamment d'objectifs basés sur les données concernant la productivité de l'entreprise, un modèle commercial compétitif, une analyse décisionnelle et plus encore. »

Pourquoi utiliser un système de gestion des connaissances?

Des entreprises de premier plan comme la Banque mondiale, Dow Jones, Ford et Pratt & Whitney utilisent toutes un système de gestion des connaissances, mais pourquoi voudriez-vous en introduire un dans votre organisation?

L'utilisation d'un KMS présente de multiples avantages. Ceux-ci inclus:

• Meilleure collaboration
• Amélioration de la formation et de la satisfaction client
• Productivité améliorée
• Prise de décision plus rapide
• Standardisation

Comme vous le savez, tous ces facteurs peuvent contribuer au résultat net de votre entreprise et rendre votre entreprise plus organisée et productive dans son ensemble.

Différents types de systèmes de gestion des connaissances

Même si vous ne vous en rendez pas compte, vous connaissez probablement déjà un KMS. Par exemple, si vous travaillez dans une grande organisation, vous pouvez utiliser un système Intranet. Les autres types de KMS comprennent:

• Marketing de contenu
• Business Intelligence
• Systèmes de groupware
• Installations de partage de projets

Les fonctionnalités d'un KMS varient d'une marque à l'autre, mais vous devez rechercher certaines fonctionnalités de base:

• Facilité d’utilisation ─ un KMS intuitif et épuré permettra une navigation aisée
• Flexibilité et adaptabilité ─ à mesure que votre entreprise se développe, que les stratégies changent et que de nouveaux employés se joignent à vous, vous voudrez un système adaptable et flexible
• Personnalisation ─ s'assurer que le système est personnalisable pour répondre aux divers besoins et préférences du personnel

Voici quelques caractéristiques communes plus spécifiques d'un système de gestion des connaissances:

• Un référentiel central pour stocker des documents et des dossiers
• Protection et récupération des données
• Gestion de documents, importation et édition HTML
• Options de cryptage
• Prioriser les demandes
• Créez une base de recherche pour des informations faciles d'accès
• abonnements
• Blocs de connaissances
• Statistiques
• Recherche personnalisée
• Fonction de recherche
• section FAQ

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive car les fonctionnalités varient avec chaque type de KMS. Quel que soit le type de système KMS que vous choisissez, assurez-vous qu'il est cohérent avec votre stratégie et les besoins de votre entreprise.

Pour aller plus loin

La recherche de réponses et la vérification des données sont des tâches longues qui peuvent être coûteuses en termes de productivité et d'efficacité.

Cependant, un bon système de gestion des connaissances offre des réponses à ce problème en fournissant un emplacement central pour hiérarchiser les demandes, accéder aux informations et trouver des réponses.

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