Si vous cherchez à améliorer les performances de votre site Web et que vous avez commencé à faire un peu de recherche initiale, vous avez probablement rencontré quelques questions. L'une d'elles est probablement "Qu'est-ce que l'automatisation des formulaires et en ai-je besoin pour mon entreprise?" Dans sa configuration la plus simple, l'automatisation des formulaires prend les informations que vous avez une fois remplies sur une feuille de papier et les remplit électroniquement. Dans ses versions plus avancées, l'automatisation des formulaires utilise les informations collectées pour atteindre d'autres objectifs commerciaux.
Voici un exemple de la façon dont l'automatisation des formulaires peut aider une entreprise qui cherche à se développer.
Disons que vous êtes un agent d'assurance:
- Un client appelle votre bureau pour demander un devis.
- Vous envoyez ou envoyez des formulaires par courrier postal. Le client les imprime, remplit les informations et les numérise dans l'ordinateur pour les envoyer par courrier électronique, les renvoie par télécopie ou les renvoie par courrier postal. Toutes les pièces jointes sont ajoutées au courrier électronique, télécopiées ou envoyées avec les formulaires par courrier postal.
- Votre bureau obtient les informations, saisit les chiffres dans votre système de devis et obtient éventuellement un devis pour le client.
L'inefficacité semble évidente, non? Ces trois étapes pourraient plutôt être simplifiées pour:
- Votre client appelle et vous lui donnez un lien et un mot de passe vers un formulaire Web. Mieux encore, le client trouve votre site Web et clique sur «obtenir un devis», ce qui le branche directement dans le formulaire.
- Le client remplit le formulaire, y compris les signatures électroniques, et joint les fichiers pertinents et les images numériques.
- Vous êtes informé électroniquement du nouveau client et vous disposez désormais de toutes les informations dont vous avez besoin pour fournir automatiquement un devis rapidement.
Au lieu de prendre des jours pour obtenir un devis, votre client en a un en quelques heures.
Ce scénario simple explique les bases de l'automatisation des formulaires, mais il y a bien plus que de simples formulaires en ligne. Lisez la suite pour savoir quoi d'autre automatisation des formulaires peut offrir.
Approches d'automatisation des formulaires
Avant de plonger dans tous les détails juteux, considérez que l'automatisation des formulaires peut prendre deux approches.
- Approche de principe fait référence aux types de formulaires: candidatures, contrats, enquêtes, prise de rendez-vous, et bien plus encore.
- Approche pratique fait référence aux outils logiciels qui automatisent les formulaires.
Pour tirer pleinement parti de l'automatisation des formulaires, vous devrez utiliser les deux approches. La création de formulaires et la collecte de données sont un bon début, mais leur intégration avec le reste de votre plan d'opérations est la clé pour élaborer une stratégie vraiment complète.
L'automatisation des formulaires n'est qu'un moyen d'incorporer l'automatisation du marketing et le CRM (gestion de la relation client) l'automatisation dans votre stratégie commerciale, mais c'est essentiel. L'automatisation des formulaires vous permet de rassembler toutes les données dont vous avez besoin pour un système d'automatisation global réussi.
Avantages de l'automatisation des formulaires
Les raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être automatiser les formulaires peuvent sembler simples sur la base des exemples ci-dessus, mais décrivons-les au cas où:
- Vous éliminez le gaspillage et l'inefficacité. Les employés peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes lorsqu'ils n'ont pas à faire face à des retouches, à attendre le courrier et aux questions récurrentes qui découlent des informations fournies par votre client sur papier.
- Les formulaires en ligne peuvent être modifiés souvent et rapidement. Les formulaires papier doivent être mis à jour et imprimés, ce qui prend du temps. Vous pouvez changer les formulaires électroniques quotidiennement en fonction des informations dont vous avez besoin.
- Vous pouvez personnaliser les formulaires et ajouter des questions intelligentes en fonction des réponses précédentes.
- Les formulaires peuvent être remplis et partagés immédiatement dans tout votre bureau, ce qui rationalise le flux de travail. Vous pouvez lier des formulaires à votre CRM.
- Les champs sont consultables - trouvez tous les clients à Denver, par exemple. Ou filtrez les clients par anniversaire pour leur envoyer un message d'accueil.
- Les données collectées peuvent être transformées en rapports qui vous aident à analyser votre clientèle et à développer des stratégies marketing.
Comment démarrer avec l'automatisation des formulaires
Si vous êtes une entreprise plus récente, il peut être judicieux d'intégrer immédiatement l'automatisation des formulaires, en commençant par des éléments de base tels que la prise de rendez-vous ou formulaires d'inscription.
Les clients qui visitent votre site Web peuvent cliquer sur un bouton qui fait apparaître votre formulaire. Une fois qu'ils le remplissent et appuient sur envoyer, ils font immédiatement partie de votre système.
Les notifications alertent les collaborateurs qui traitent de cet aspect de la relation client. À partir de là, vous pouvez créer des horaires, ajouter des clients à des listes de diffusion et les alerter des ventes.
Si votre entreprise quitte un système papier, démarrez définitivement l'automatisation des formulaires pour les nouveaux clients et rédigez un plan concret pour transférer vos anciens fichiers dans le système. Les scanners et les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent vous aider à travailler systématiquement sur ces anciens fichiers.
La numérisation des copies dans un lieu numérique fournit un système de sauvegarde au cas où vos fichiers originaux seraient endommagés (le papier et l'encre ne durent pas éternellement de toute façon). La technologie OCR est assez précise et même disponible pour un usage domestique. Avoir des fichiers numériques et la possibilité d'en extraire des informations crée des options.
Qu'est-ce que le logiciel d'automatisation de formulaire
Il y a une grande différence entre simplement avoir un formulaire disponible en ligne et en avoir un capable d'automatisation. La vraie beauté de l'automatisation des formulaires réside dans la façon dont vous pouvez utiliser les informations à votre avantage.
Un propriétaire d'entreprise peut créer un formulaire dans Microsoft Excel et demander à ses clients de le remplir, par exemple. Ils peuvent ensuite référencer leurs formulaires la prochaine fois qu'ils leur parlent, donc techniquement, leur formulaire est automatisé.
Mais pour tirer le meilleur parti de cette technologie, vous souhaitez extraire des informations de ces formulaires et les utiliser pour développer votre activité et offrir un service client exemplaire.
Ces données peuvent vous aider à mieux communiquer avec les clients, à repérer les tendances, à effectuer des ventes croisées et à anticiper les besoins de votre entreprise.
Que rechercher dans le logiciel d'automatisation de formulaire
Votre type d'entreprise et vos objectifs déterminent ce que vous souhaitez rechercher logiciel d'automatisation de formulaires. Considérer ce qui suit:
Formulaires personnalisables
Les formulaires intelligents, comme mentionné précédemment, sont extrêmement polyvalents. Ils incorporent des questions qui s'appuient sur les réponses précédentes. Les réponses oui ou non génèrent des questions spécifiques et orientent les clients en conséquence.
Être capable de changer de contenu rapidement et facilement vous donne la flexibilité de vous adapter à la saison ou à la tendance. La personnalisation des formulaires pour des ensembles spécifiques de données démographiques vous aide à vous concentrer sur votre marché cible.
Si le logiciel dispose d'un ensemble de modèles, vous n'aurez pas besoin de recommencer à zéro. Choisissez et choisissez les informations dont vous avez besoin et les questions que vous souhaitez poser.
Déplacez les questions jusqu'à ce que l'ordre ait du sens et reformulez-les comme bon vous semble. La flexibilité est ici essentielle.
Notre exemple d'assurance ci-dessus a bénéficié de la possibilité de joindre des photos. L'audio et la vidéo peuvent également être joints.
Partage sécurisé
Les logiciels d'automatisation de formulaires doivent donner aux clients la tranquillité d'esprit en protégeant leurs informations contre les pirates. Il est crucial pour les logiciels de transférer des informations sensibles en toute sécurité sur Internet.
Stockage en ligne
Le stockage en nuage supprime un bureau rempli de classeurs surchargés. Assurez-vous qu'il offre un accès rapide et facile et une sauvegarde sécurisée en cas de panne.
Les systèmes cloud peuvent offrir la possibilité de travailler hors ligne et de télécharger des informations sur le cloud lorsque vous êtes prêt. Déterminez si vous pouvez au moins accéder à vos données hors ligne.
Signatures électroniques
Si vous créez des contrats avec des personnes à travers le pays, une fonction de signature électronique est indispensable. C'est un gain de temps important.
Intégration :
Cet aspect portera votre entreprise au niveau suivant. Vous voulez pouvoir faire fonctionner vos données de formulaire avec d'autres parties de votre entreprise.
Les systèmes d'automatisation du marketing et du CRM utilisent les données recueillies pour communiquer avec les clients à divers points de déclenchement. Les formulaires sont un excellent moyen de mieux connaître vos clients.
Utilisez les données pour envoyer des newsletters ou des formulaires, déclencher le suivi de votre force de vente, voir ce qui intéresse vos clients, etc. Réfléchissez bien aux questions que vous posez à vos clients, car leurs réponses peuvent fournir des informations précieuses.
Prêt à intégrer l'automatisation des formulaires?
Maintenant que vous avez un aperçu de l'automatisation des formulaires, vous êtes prêt à explorer des façons spécifiques dont elle peut profiter à votre entreprise.
La solution parfaite pour votre entreprise va bien au-delà de la sauvegarde des arbres. Il élimine les tâches de chaise pivotante et vous fait gagner du temps et de l'argent. Les clients s'attendent à une manière rationalisée et efficace d'interagir.
L'automatisation des formulaires est un moyen d'atteindre cet objectif. Forms renforcera votre base de clients, s'intégrera à vos systèmes d'automatisation marketing et CRM et vous offrira des possibilités créatives infinies pour fournir le meilleur service à vos clients.
Jetez un coup d'œil au options d'automatisation de formulaire disponible avec SharpSpring, ou communiquez avec nous à nous pour plus d'informations aujourd'hui.
